Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Yürürlük tarihi: 12 Eylül 2026 · Son güncelleme: 12 Eylül 2026 · Sürüm 1.0

Bu metin, İş Pilot web uygulaması (ispilot.sistem365.com.tr) ve İş Pilot Android uygulaması (com.sistem365.ispilot) için geçerlidir.

1. Veri sorumlusu ve rolümüz

İş Pilot, işletmelerin kullanımı için sunulan bulut tabanlı bir iş yönetim sistemidir. Bu nedenle iki ayrı rol söz konusudur:

• Müşteri firma verileri bakımından — veri işleyen: Uygulamaya girilen personel, müşteri, araç, iş ve belge kayıtlarının veri sorumlusu, o hesabı açan işveren firmadır. Bu verileri kimin göreceğine, ne kadar süreyle tutulacağına ve ne amaçla kullanılacağına ilgili firma karar verir. İş Pilot bu verileri yalnızca hizmeti sunmak için, firmanın talimatı doğrultusunda işler; kendi amaçları için kullanmaz.
• Hesap, fatura ve sistem kayıtları bakımından — veri sorumlusu: Kullanıcı hesabı bilgileri, giriş kayıtları ve teknik günlükler bakımından veri sorumlusu İş Pilot'tur.

Personelseniz ve verilerinizin neden işlendiğini öğrenmek istiyorsanız öncelikle çalıştığınız firmaya başvurmanız gerekir; talebiniz bize iletilirse ilgili firmaya yönlendiririz.

İletişim: y.yavanlg@gmail.com

2. İşlenen kişisel veriler

Toplamadığımız veriler: Reklam kimliği, rehber/kişi listesi, SMS ve arama kayıtları, cihazdaki diğer uygulamaların listesi, sağlık verisi (işvereniniz İSG modülünü kullanmadıkça), ödeme kartı bilgisi.

3. Konum verisi ve uygulama izinleri

Android uygulaması aşağıdaki izinleri kullanır:

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hizmetin sunulması ve sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c): hesap oluşturma, yetkilendirme, iş/personel kayıtlarının tutulması.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (m.5/2-ç): puantaj ve özlük kayıtlarının mevzuatın öngördüğü şekilde tutulması, e-Arşiv fatura düzenleme, işlem loglarının saklanması.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): sistem güvenliği, kötüye kullanım ve yetkisiz erişimin tespiti, hata ayıklama, hizmet kalitesinin iyileştirilmesi.
• Açık rıza (m.5/1): konum verisinin kaydedilmesi — cihaz izni vererek ve ilgili işlemi onaylayarak verirsiniz; izni cihaz ayarlarından her zaman geri alabilirsiniz.

Kişisel verileriniz otomatik karar verme veya profilleme amacıyla kullanılmaz.

5. Veri paylaşımı ve aktarım

Kişisel verilerinizi satmayız, kiralamayız, reklam amacıyla paylaşmayız. Paylaşım yalnızca aşağıdaki hallerde ve gereken ölçüde olur:

• Kendi firmanızın yetkili kullanıcıları: Verileriniz, yetki tanımına göre bağlı olduğunuz firmanın yöneticileri tarafından görülebilir. Diğer müşteri firmalar verilerinizi göremez; kayıtlar firma bazında ayrıştırılmıştır.
• Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Arşiv sistemi: Yalnızca uygulamadan e-Arşiv fatura düzenlendiğinde, faturanın gerektirdiği bilgiler (alıcı adı/unvanı, vergi/TC kimlik numarası, adres, tutar) mevzuat gereği GİB sistemine iletilir.
• E-posta gönderimi: Bildirim ve şifre sıfırlama e-postaları, firmanızın tanımladığı e-posta sağlayıcısı (kendi SMTP sunucunuz veya Microsoft 365) üzerinden gönderilir.
• Anlık bildirim (opsiyonel): Mobil bildirim özelliği firmanız için etkinleştirilmişse, bildirim iletimi Google Firebase Cloud Messaging üzerinden yapılır; bildirim metni dışında kişisel veri aktarılmaz.
• Barındırma ve yurt dışı aktarım: Uygulama ve veritabanı, Hostinger International Ltd. tarafından işletilen Almanya (Düsseldorf) veri merkezindeki özel sunucumuzda barındırılır. Bu nedenle kişisel verileriniz KVKK anlamında yurt dışında (Avrupa Birliği'nde) işlenmektedir. Almanya, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) uygulandığı bir ülkedir. Barındırma sağlayıcısı verilere erişmez; yalnızca altyapıyı sunar. Bunun dışında verileriniz başka bir ülkeye aktarılmaz.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Kanunen talep edilmesi hâlinde, yalnızca talebin kapsamıyla sınırlı olarak.

6. Saklama süreleri

• Hesap ve iş kayıtları: Firmanızın aboneliği devam ettiği sürece; abonelik sona erdikten sonra en fazla 90 gün (geri dönüş/aktarım için), ardından silinir veya anonim hâle getirilir.
• Mevzuat gereği tutulması zorunlu kayıtlar (özlük, puantaj, fatura vb.): ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca (ör. ticari defter ve belgeler için 10 yıl).
• Teknik loglar: azami 12 ay.
• Yedekler: gece alınan yedekler 14 gün saklanır ve sürenin sonunda otomatik silinir. Silme talebiniz sonrası verinin yedeklerden de çıkması bu süreyi bulabilir.

7. Güvenlik

• Tüm trafik HTTPS/TLS ile şifrelenir; HTTP istekleri otomatik olarak HTTPS'e yönlendirilir.
• Şifreler yalnızca geri döndürülemez özet (hash) olarak saklanır; personelimiz dâhil kimse şifrenizi göremez.
• Erişim rol ve yetki tabanlıdır; kullanıcılar yalnızca yetkilendirildikleri ekranları ve kendi firmalarının verilerini görür.
• Sunucuya erişim SSH anahtarıyla sınırlıdır; veritabanı dosyası işletim sistemi düzeyinde kısıtlı izinlerle tutulur ve günlük olarak yedeklenir.
• Hiçbir sistem %100 güvenli değildir. Kişisel verilerinizi etkileyen bir ihlal tespit edersek, KVKK'nın öngördüğü şekilde ilgili kişileri ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nu bilgilendiririz.

8. Hesabınızı ve verilerinizi silme

9. KVKK kapsamındaki haklarınız

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı y.yavanlg@gmail.com adresine iletebilirsiniz; talepler en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

10. Çerezler ve yerel depolama

İş Pilot reklam veya izleme çerezi kullanmaz. Yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu olanlar kullanılır:

• Oturum çerezi: giriş yaptığınızda oturumunuzun açık kalmasını sağlar; çıkış yaptığınızda veya süresi dolduğunda geçersiz olur.
• Yerel depolama (localStorage): menü görünümü, sütun tercihleri, seçili şube gibi kişisel arayüz tercihlerinizi yalnızca cihazınızda tutar; sunucuya gönderilmez.

Mobil uygulama, oturumunuzu ve tercihlerinizi aynı şekilde cihazınızda saklar; uygulamayı kaldırdığınızda bu veriler cihazınızdan silinir.

11. Çocukların verileri

İş Pilot bir kurumsal iş uygulamasıdır ve 18 yaş altındaki kişilere yönelik değildir. Çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayız. Böyle bir verinin işlendiğini öğrenirsek gecikmeksizin sileriz.

12. Değişiklikler ve iletişim

Bu politikada değişiklik yapılabilir. Değişiklik hâlinde sayfanın üst kısmındaki sürüm ve güncelleme tarihi yenilenir; esaslı değişikliklerde uygulama içinden ayrıca bilgilendirme yapılır.